Integridad y Transparencia Corporativa

Política Corporativa

OBJETIVO

Establecer el compromiso de actuar ético y trasparente de todos los colaboradores de la empresa ante sus grupos de interés: consejeros, accionistas, socios comerciales, clientes, transportistas, Entidades Públicas y la sociedad en general, así como, establecer las reglas para conducir sus negocios de una manera socialmente responsable actuando con una filosofía de cero tolerancias a los actos que quebranten sus principios organizacionales.

ALCANCE

Estos lineamientos son de aplicación general a colaboradores, socios, consejeros, inversionistas y representantes, así como, a las empresas filiales o subsidiarias del Grupo, quienes deben conocer y cumplir dichos lineamientos en todas sus actividades de negocio.

La Empresa requiere que todo agente, consultor, representante, socio comercial, subcontratista, y en general todos aquellos terceros con quienes directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial, de negocios, contractual o de cooperación, observe y cumpla lo establecido en los presentes lineamientos.

DECLARATORIAS

Grupo Chedraui, considera que la integridad es uno de los valores éticos que le han permitido un crecimiento sustentable desde su constitución, y está comprometido en erradicar cualquier forma de corrupción que debilita la legitimidad de las instituciones, atenta contra la sostenibilidad de las empresas y la sociedad en su conjunto.

La Empresa fomenta entre sus colaboradores, el cumplimiento de los más altos estándares éticos y de los ordenamientos legales aplicables por medio de los siguientes principios:

  • Honestidad.

    Nos conducimos siempre con la verdad y rectitud de comportamiento dentro y fuera de La Empresa, para mantener la confianza y credibilidad de nuestra clientela, entidades proveedoras, accionistas y compañeros de trabajo.

  • Transparencia.

    Todos los negocios y demás relaciones entre La Empresa y las autoridades gubernamentales deben realizarse dentro del marco de legalidad aplicable y de manera transparente.

  • Legalidad.

    Como Compañía buscamos cumplir siempre con las disposiciones legales anticorrupción, así como, con los ordenamientos internos definidos.

  • Integridad.

    Nuestra convicción empresarial es cero tolerancia a cualquier expresión o acto de corrupción y se exige a colaboradores, accionistas, consejeros, socios comerciales, clientes, transportistas y demás terceros que cumplan con las regulaciones anticorrupción establecidas.

LINEAMIENTOS GENERALES

Órganos Responsables de la Integridad

1. La vigilancia y supervisión del cumplimiento de esta política está a cargo de los siguientes órganos:

  • Comité de Auditoría y Prácticas Societarias
  • Comité de Ética
  • Comité de Investigaciones
  • Auditoría Interna
  • Recursos Humanos

2. Los órganos de vigilancia cumplirán y se asegurarán de que los colaboradores de la compañía, filiales, subsidiarias, partes relacionadas, agentes, representantes, subcontratistas y cualquier tercero relacionado, cumplan tanto la letra como el espíritu de las leyes anticorrupción, absteniéndose de realizar cualquier acción o incurrir en cualquier omisión que genere que la Compañía se encuentre en incumplimiento.

3. La Empresa se asegurará que sus políticas y ordenamientos internos relacionados, estén actualizados y alineados con disposiciones legales anticorrupción aplicables.

Corresponsabilidad de Terceros

4. La Compañía espera que todas sus entidades proveedoras, personas de consultoría, transportistas, agentes, contratistas y otras entidades prestadoras de servicios actúen de forma ética y consistente con estos principios de integridad y transparencia.

5. Todos los contratos o convenios que regulen la relación comercial y de negocios con entidades proveedoras, transportistas, contratistas, agentes y demás terceros, deben incluir una cláusula legal anticorrupción misma que no estará sujeta a negociación.

6. Todo socio comercial que se involucre en prácticas antiéticas o de corrupción con personal interno como son colaboradores, ejecutivos, socios y accionistas, o externos, será bloqueado y dado de baja de los sistemas y padrones de la Compañía. En los casos donde aplique podrá denunciarse penalmente.

7. La Compañía podrá validar la formalización y capacidad de los asociados empresariales a través de auditorías de segunda parte o de certificaciones de cumplimiento cuando sea pertinente, para ello, el personal ejecutivo encargado de la negociación deberá compartir esta Política de Integridad o Transparencia con sus asociados empresariales para que sean conscientes de su compromiso con las prácticas comerciales legales y éticas a las que se sujetarán.

LINEAMIENTOS SOBRE SOBORNOS, BENEFICIOS INDEBIDOS Y PAGOS DE FACILITACIÓN

8. Todo colaborador, accionista, asociado, directivo, ejecutivo, agente, consultor, representante y subcontratista, deberá abstenerse de pagar, entregar, ofrecer, o prometer el pago de cualquier cantidad de dinero, préstamos, obsequios, donaciones, beneficios u otras cosas materiales de valor económico, directa o indirectamente, a funcionarios y oficiales públicos o a particulares, con el objeto de obtener o conservar negocios, beneficios, asegurar una ventaja indebida, concesiones o permisos en forma inapropiada, así como, permitir dichas acciones a un tercero que mantiene relaciones comerciales o contractuales con la Compañía.

9. Los colaboradores deben negarse a solicitudes o peticiones de sobornos, así como evitar aceptarlos de clientes, proveedores, contratistas, personal de gobierno o cualquier tercero y tienen como obligación informarlo de inmediato al Comité de Investigaciones y Auditoría Interna, quienes darán seguimiento puntual a cada caso.

10. Queda prohibido a colaboradores y representantes de la Compañía efectuar pagos de “facilitación” o “trámite” a empleados, funcionarios de gobierno y terceros.

11. Los pagos de facilitación no están permitidos, incluso si se efectúan con recursos personales y no se busca su reembolso. Las solicitudes de pagos de facilitación que se reciban deben ser reportadas al jefe inmediato y al responsable de Auditoría Interna.

12. Queda estrictamente prohibido el soborno, el tráfico de influencias, y la corrupción de todo tipo relacionados con la actividad profesional de la Compañía, todo colaborador que sea descubierto participando en un caso de soborno o corrupción será objeto de medidas disciplinarias, tales como, el despido, sanciones pecuniarias y en su caso, pueden incluso ser procesados penalmente.

13. Los colaboradores o personal ejecutivo tienen estrictamente prohibido pedir, recibir o aceptar regalos, comidas, viajes, boletos, eventos u otras formas de entretenimiento, de parte directa o indirecta de cualquier tercero (funcionario de gobierno o particular) con el que se tenga o se pretenda tener una relación de negocios, ya que esto puede comprometer o influir en decisiones comerciales, o suponer favorecer al otorgante con cualquier beneficio o ventaja indebida.

14. Los colaboradores y personal ejecutivo tienen prohibido ofrecer directa o indirectamente regalos, comidas, viajes o entretenimiento a cualquier tercero (funcionario de gobierno o particular), con objeto de influir o inducirlo para realizar cualquier cosa que ayude a la Compañía a mantener cualquier ventaja o beneficio indebidos, obtener negocios, concesiones o permisos en forma inapropiada.

15. Es obligación de los colaboradores apegarse a las reglas y condiciones establecidos para normar prácticas empresariales de otorgamiento de regalos o atenciones que son consideradas comunes, razonables y que forman parte de la relación comercial:

  • Regalos.

    Cualquier regalo, independientemente de su valor, proporcionado o enviado por algún proveedor, cliente o tercero debe ser entregado al área de Recursos Humanos. Los regalos en efectivo, monedero electrónico o cualquier otro instrumento de almacenamiento monetario no están permitidos.

  • Alimentos.

    Los alimentos, invariablemente deben ser previamente autorizados por el jefe inmediato superior y tener un fin de negocios; los consumos deben ser por montos y frecuencia razonables evitando asistir acompañado de familiares o amigos y consumir bebidas alcohólicas.

  • Viajes y eventos.

    Los viajes y eventos institucionales o no, dentro o fuera del lugar de residencia del colaborador, tales como conferencias, congresos, convenciones, seminarios, presentaciones publicitarias, lanzamiento de nuevos productos, capacitaciones, eventos deportivos, de recreación o entretenimiento, deben ser previamente autorizados por la Dirección General Adjunta correspondiente.

    Con la finalidad de mantener la independencia entre el ejecutivo y los terceros, sólo se autorizará asistir a un evento de entretenimiento al año por proveedor; para eventos institucionales no se considerará un límite de eventos.

    La invitación debe realizarse y formalizarse por medio de correo electrónico institucional del proveedor o tercero, no se aceptan invitaciones verbales.

    Los boletos recibidos que no hayan sido autorizados o que el ejecutivo decida no utilizar, deben ser devueltos al proveedor formalmente.

LINEAMIENTOS DE DONACIONES Y CONTRIBUCIONES POLÍTICAS.

16. Es política de la Compañía respetar cualquier ideología, política o partidista, por lo cual, no pertenece ni tiene compromisos con ninguna organización política, ni realiza aportaciones de este tipo.

17. Queda prohibido el uso de fondos, propiedades u otros recursos de la Compañía para hacer contribuciones u ofrecer cosas de valor, como apoyo directo o indirecto, a candidatos, miembros de partidos o partidos políticos.

18. Los colaboradores podrán participar en actos públicos y políticos, siempre y cuando no interfieran con el ejercicio de sus funciones y actúen por iniciativa propia, en estos eventos por ningún motivo deberán utilizar el nombre o la imagen de la empresa.

19. Cualquier tipo de donación o contribución política realizada por colaboradores será invariablemente a título personal y con sus propios recursos. La Compañía no reembolsará ninguna contribución personal realizada con fines políticos, ni pagará el sueldo ni el tiempo que corresponda cuando participe en actividades políticas.

20. Cualquier opinión publica respecto a ideología, política o partidismo, realizada por colaboradores a través de diferentes medios de comunicación: TV, radio, periódico, internet o redes sociales, será expresamente a título personal.

LINEAMIENTOS DE DONACIONES Y CONTRIBUCIONES SOCIALES.

21. Es política de La Empresa otorgar a través de la Fundación Chedraui, donativos en efectivo o en especie a diversas causas sociales, relacionadas con educación, salud, nutrición, asistencia social a familias mexicanas en condiciones de pobreza, apoyo a damnificados por desastres naturales, entre otras.

22. Todas las donaciones deben realizarse a instituciones o asociaciones que cumplan con las disposiciones legales y fiscales para recibir donativos, expedir recibos deducibles de impuestos y cuenten con estructura, organización y operación, para que los recursos otorgados lleguen en tiempo y forma a quienes fueron destinados originalmente.

23. Todas las operaciones que realice la Fundación Chedraui deben hacerse dentro del marco legal aplicable y con plena transparencia y cumplimiento de la legislación vigente en Prevención de Lavado de Dinero.

24. El Director de Sostenibilidad es responsable de vigilar y dar seguimiento a que todas las donaciones realizadas por la Fundación Chedraui cumplan con estos lineamientos.

LINEAMIENTOS DE ATRACCIÓN Y SELECCIÓN DE TALENTO ÍNTEGRO Y COMPROMETIDO

25. Todos los candidatos a ingresar a La Empresa, deben cumplir y aprobar evaluaciones que garanticen su integridad, tales como, estudios socioeconómicos, revisión de antecedentes, confirmación de referencias, evaluaciones de confianza, entre otras.

26. El proceso de selección de personal debe incluir validación de situaciones de conflicto de interés, tráfico de influencias, contratación de familiares y reingresos con antecedentes negativos.

LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN Y MONITOREO

Sistema de Monitoreo

27. Es política de La Empresa implementar diferentes mecanismos para asegurar el cumplimiento de las normas de integridad y transparencia, tales como los siguientes:

  • Realizar auditorías operativas, financieras, administrativas, evaluaciones de riesgos y de control interno, que incluyan validaciones y procesos para identificar incumplimientos o prácticas antiéticas.

  • Mantener en operación y funcionamiento la Línea de Denuncias “Chedraui Te Escucha” a través de la cual se recibirán, atenderán y resolverán los reportes que señalen acciones que van en contra de la presente política.

  • Obtener a través de declaratorias físicas o electrónicas de colaboradores, la confirmación de que no han participado en actos de corrupción o prácticas antiéticas y en su caso, que no tienen conocimiento de que algún colaborador, ejecutivo, proveedor o contratista esté participando en acciones similares.

  • Realizar anualmente procesos de auditoría y certificación a las entidades proveedoras, transportistas y prestadores de servicios que se contraten.

Sistema de Denuncia

28. Es obligación de todo colaborador o tercero que tenga información o sospecha de la posibilidad que exista, respecto al incumplimiento de esta política o de cualquiera otra situación que contravenga el Código de Ética, el reportar estos hechos, para actuar de manera inmediata.

29. La Empresa pondrá a disposición de colaboradores y terceros la línea de denuncias denominada Chedraui te escucha, la cual cuenta con diferentes canales gratuitos, anónimos y confidenciales para presentar sus reportes:

Sistema de Sanciones

30. La Empresa impondrá medidas disciplinarias cuya severidad corresponda con la naturaleza y circunstancias de cada infracción cometida, conforme a lo establecido en el Código de Sanciones. La omisión en el reporte de conductas conocidas puede implicar también una sanción para el colaborador o tercero.

31. La medida disciplinaria se impondrá en función de la falta cometida, el sistema de disciplina utilizado es progresivo y clasifica cada infracción con un nivel de riesgo el cual que puede ir de bajo, medio, alto hasta crítico; asimismo, las sanciones pueden ir desde una carta de apercibimiento por faltas menores incurridas por primera vez, hasta el despido del infractor o la denuncia penal ante las autoridades competentes, en caso de faltas consideradas graves, prácticas ilegales o conductas inapropiadas.

32. Cuando el incumplimiento sea reportado a través del sistema de denuncias, una vez documentado y comprobado, la sanción será impuesta por Comité de Investigaciones o el Comité de Ética.

Denuncia y No Represalias

33. La denuncia puede presentarse de forma anónima o no anónima, en cuyo caso, los datos que se proporcionen podrán ser utilizados para darle una mejor atención a la denuncia. Cuando los datos hayan sido proporcionados al área correspondiente para el seguimiento del reporte, se garantizará en todo momento la confidencialidad de su identidad frente al denunciado para no generar represalias.

34. Todo colaborador, proveedor, transportista o tercero que tenga conocimiento de lo que cree ser una forma de represalia, debe reportarlo al medio de denuncias “Chedraui Te Escucha” o informarlo a los órganos responsables de la integridad. La Compañía no tolerará represalias contra las personas que informen de buena fe.

VIGILANCIA

35. Es obligación de todos los colaboradores cumplir con su programa de capacitación anual y obtener la certificación en temas de ética, integridad y transparencia. Adicionalmente los ejecutivos deben formalizar a través de la Carta de Responsabilidades su compromiso y apego con esta política.

36. Es responsabilidad de la Subdirección de Auditoría Interna revisar y en su caso actualizar o ratificar en máximo 2 años o cuando se presente un evento relevante, los lineamientos a la presente política para mantenerla vigente.

37. Auditoría Interna será responsable de realizar revisiones periódicas y monitorear el cumplimiento de esta Política.

38. Cuando se requieran ajustes al presente documento, deberán ser solicitados a la Gerencia de Organización y Métodos previa validación de todos los involucrados.

Integridad y Transparencia Corporativa